Nowe uprawnienia PIP w 2026r. – co to oznacza dla pracodawców?

Planowana nowelizacja przepisów dotyczących Państwowej Inspekcji Pracy, która wejdzie w życie 1 stycznia 2026 roku, oznacza prawdziwą rewolucję dla przedsiębiorców. Od nowego roku inspektorzy PIP zyskają szereg dodatkowych uprawnień, które znacząco wpłyną na sposób funkcjonowania firm, w tym także na sposób prowadzenia księgowości i dokumentacji kadrowo-płacowej. Dla przedsiębiorców to odpowiedni moment, by rozpocząć przygotowania.

Jakie nowe uprawnienia zyska PIP? (stan faktyczny i projektowane zmiany)

Aby zrozumieć, co się zmieni, warto najpierw przyjrzeć się planowanym propozycjom oraz temu, co już dziś PIP może robić.

Obecne uprawnienia PIP

PIP obecnie kontroluje m.in. przestrzeganie przepisów prawa pracy i BHP, nadzór nad realizacją minimalnego wynagrodzenia, ewidencję czasu pracy, przestrzeganie przepisów o pracowniczych programach kapitałowych (PPK) oraz innych ustawach szczególnych.

Planowane nowe uprawnienia

Z komunikatu PIP wynika, że nowa ustawa przewiduje m.in.:

prawo do wydawania decyzji administracyjnych o przekształceniu umów cywilnoprawnych (np. umów zlecenia, umów o dzieło) w umowy o pracę, gdy zostaną stwierdzone warunki, które powinny odpowiadać stosunkowi pracy, a nie umowie cywilnej. Przedsiębiorcy muszą liczyć się z tym, że nawet prawidłowo skonstruowana umowa B2B może zostać uznana za stosunek pracy – jeśli faktyczne warunki współpracy na to wskazują.;
zdalne kontrole — PIP będzie mogła weryfikować dokumenty elektroniczne, żądać dostępu zdalnie do systemów kadrowych lub księgowych;
co najmniej dwukrotne zwiększenie maksymalnej wysokości grzywny, które można nałożyć w postępowaniu mandatowym przez PIP;
obowiązek sporządzania rocznych i wieloletnich planów działań kontrolnych, opartych na analizie ryzyka;
wymiana danych między PIP, ZUS i KAS — PIP będzie mogła uzyskać dane z ZUS lub KAS w celu prowadzenia swoich działań kontrolnych i weryfikacji zgodności zgłoszeń, np. w zakresie składek czy zatrudnienia;
zniesienie obowiązku przedstawiania upoważnienia inspektora do przeprowadzenia kontroli — projekt zakłada usunięcie przepisów art. 24 ust. 3–7 ustawy o PIP, które dziś regulują ten obowiązek.

Konsekwencje dla pracodawców: ryzyka i szanse

Nowe uprawnienia PIP niosą za sobą konkretne konsekwencje, zarówno negatywne (ryzyka), jak i potencjalne korzyści dla przedsiębiorców, którzy przygotują się na zmiany.

Ryzyka dla pracodawców:

Decyzje administracyjne PIP zamiast sądu.

Dotychczas, gdy PIP stwierdzało, że umowa cywilnoprawna powinna być traktowana jako stosunek pracy, inspekcja musiała kierować sprawę do sądu pracy. Projekt daje inspektorom prawo wydawania decyzji administracyjnych, co może oznaczać szybsze skutki i obowiązek przekształcenia umowy bez oczekiwania na wyrok sądowy.
Jeśli PIP stwierdzi istnienie stosunku pracy i wyda decyzję z datami wstecznymi, pracodawca może zostać obciążony obowiązkami z tytułu niedopłaconych składek ZUS, podatku dochodowego i świadczeń pracowniczych (np. urlopy, nadgodziny).

Brak konieczności przedstawiania upoważnienia oraz brak obowiązku zapowiedzi kontroli.

Usunięcie obowiązku okazywania upoważnienia może ułatwić inspektorom wejście do firmy i rozpoczęcie kontroli — co skraca czas reakcji pracodawcy na ewentualne zarzuty. Dotychczas wiele kontroli było poprzedzonych zawiadomieniem. Po zmianach inspektor będzie mógł przeprowadzić kontrolę bez wcześniejszego informowania przedsiębiorcy.

Kontrole zdalne i dostęp do systemów.

Możliwość kontroli na odległość stawia wymóg, by dokumentacja elektroniczna była prowadzona w sposób czytelny, uporządkowany i z możliwością udostępnienia jej inspektorowi. Umowy, deklaracje, listy płac, ewidencje – wszystko powinno być skanowane i przechowywane w uporządkowany sposób. Dane o zatrudnieniu, wymiarze czasu pracy, wynagrodzeniach, ZUS – powinny być spójne między dokumentami księgowymi, deklaracjami i rzeczywistym stanem zatrudnienia. Systemy kadrowo-płacowe i księgowe muszą być zabezpieczone, a dane gotowe do udostępnienia w razie potrzeby.

Wyższe kary.

Dwukrotnie zwiększone limity kar w postępowaniu mandatowym oznaczają, że drobne błędy mogą skutkować poważniejszymi konsekwencjami finansowymi (do 30 tys. zł).

Analiza ryzyka i plany kontrolne.

Przedsiębiorcy mogą stać się częstszym celem kontroli, jeśli ich branża lub praktyki kadrowe zostaną uznane za obarczone ryzykiem przez PIP. To wymaga od firm proaktywnych działań i własnej analizy ryzyka.

Wymiana danych z ZUS i KAS.

Dzięki dostępowi do danych z tych instytucji, PIP będzie mogła szybciej i skuteczniej weryfikować spójność zgłoszeń składkowych, struktur zatrudnienia czy deklaracji podatkowych — co zwiększa zakres audytu, jaki może dotknąć firmę.

Szanse dla przedsiębiorców:

Firmy, które już dziś zadbają o przejrzystość procesów i zgodność dokumentacji, mogą budować przewagę konkurencyjną — jako podmioty o niskim ryzyku audytu. Wdrożenie dobrych praktyk kadrowo-księgowych (audyt wewnętrzny, polityki compliance) zmniejszy niepewność i koszty w razie kontroli.

Jak się przygotować? – praktyczny plan działania

Poniżej rekomendowany plan działań, który przedsiębiorca może wdrożyć już dziś, czasem z pomocą biura rachunkowego/księgowego lub kancelarii podatkowej:

1. Analiza umów cywilnoprawnych i stosunku pracy

Przeprowadź przegląd wszystkich umów cywilnych (zlecenie, umowa o dzieło, B2B) pod kątem przesłanek stosunku pracy (np. podporządkowanie, regularność, kryteria oceny).
Skonsultuj z prawnikiem lub ekspertem HR, które umowy mogą podlegać ryzyku przekształcenia.

2. Audyt dokumentacji kadrowej i płacowej

Sprawdź kompletność akt osobowych, ewidencji czasu pracy, rozliczeń nadgodzin, list płac, dokumentów urlopowych.
Zweryfikuj, czy dokumentacja jest prowadzona w wersji elektronicznej/systemowej w sposób zgodny z RODO i łatwo udostępniany.
Skontroluj regulaminy pracy, regulaminy wynagradzania, polityki wewnętrzne — czy są aktualne i zgodne z orzecznictwem.

3. Zabezpieczenie infrastruktury IT i systemów

Upewnij się, że systemy kadrowo-płacowe mają audit logi, dostęp audytowy i że dane są przechowywane w uporządkowany sposób.
Sprawdź, czy są kopie zapasowe, procedury dostępu i ochrona przed modyfikacją danych.
Przygotuj możliwość wydzielenia dokumentów dla kontroli zdalnych (np. w formacie pdf, z czytelnym układem).

4. Wdrożenie procedur wewnętrznych i polityki compliance

Opracuj procedurę postępowania w przypadku kontroli (kto informuje, co udostępnia, jakie dokumenty).
Ustal, kto i kiedy dokonuje wewnętrznego audytu kadrowo-płacowego (np. raz do roku).
Zadbaj o szkolenia dla kadry HR/księgowości, by rozumiała nowe ryzyka i obowiązki.

5. Współpraca z biurem rachunkowym / kancelarią

Zleć profesjonalny audyt dokumentacji kadrowo-płacowej.
Zawrzyj umowę obejmującą stały monitoring zmian prawa i aktualizację dokumentów.
Poproś o wsparcie we wdrożeniu zmian — zwłaszcza w przygotowaniu systemów i dokumentacji.

6. Komunikacja wewnętrzna i z pracownikami

Przejrzystość — poinformuj pracowników o zasadach pracy, zakresach obowiązków i formach kontroli.
W regulaminach czy politykach wewnętrznych zwróć uwagę na klauzule dotyczące sposobu dokumentacji, e-maili służbowych czy form komunikacji.

Przykład praktyczny – ryzykowna umowa zlecenie

Firma X zatrudniła pracownika na umowę zlecenia, ustalając:

stałe godziny pracy (8:00–16:00),
obowiązek świadczenia usług tylko dla tej firmy,
miejsce pracy – siedziba pracodawcy,
bez możliwości przekazania zlecenia osobie trzeciej.

Taki układ – mimo że formalnie to „zlecenie” – w praktyce może być uznany przez PIP za klasyczną umowę o pracę. Inspektor od 2026 r. będzie mógł wydać decyzję i zobowiązać firmę do zmiany formy zatrudnienia oraz opłacenia składek.

Podsumowanie

Nowe uprawnienia PIP od 2026 roku to istotna zmiana, która realnie wpływa na funkcjonowanie firm – nie tylko w obszarze zatrudnienia, ale również w księgowości i podatkach. Przedsiębiorcy z Bielska‑Białej powinni już dziś przygotować się na te zmiany. Kluczem jest współpraca z doświadczonym biurem rachunkowym, które pomoże zminimalizować ryzyka, uporządkować dokumentację i zapewnić zgodność z przepisami. Na dzień 30 października 2025 r. projekt ten nie został jeszcze przyjęty przez Radę Ministrów i skierowany do Sejmu. Projekt jest obecnie na etapie prac Komitetu Rady Ministrów do Spraw Cyfryzacji.

Nie czekaj do ostatniej chwili – nowe przepisy wchodzą w życie 1 stycznia 2026 roku. Do tego czasu warto zadbać, by Twoja firma była gotowa na zmiany.

Jeśli masz pytania lub potrzebujesz pomocy skontaktuj się z naszymi ekspertami, aby uzyskać kompleksowe wsparcie w zakresie księgowości i doradztwa podatkowego!

Zapraszamy również do kontaktu i sprawdzenia naszej wizytówki Google.