Prezenty świąteczne dla kontrahentów a VAT i KUP

W okresie świątecznym wielu przedsiębiorców decyduje się na obdarowanie swoich kontrahentów upominkami, chcąc w ten sposób wyrazić wdzięczność za współpracę i umocnić relacje biznesowe. Niemniej jednak, takie gesty wiążą się z określonymi konsekwencjami podatkowymi, zarówno w zakresie podatku od towarów i usług (VAT), jak i kosztów uzyskania przychodu (KUP). W tym artykule kompleksowo omówimy wszystkie kluczowe aspekty związane z prezentami świątecznymi – od przepisów podatkowych, przez rozliczenia VAT i KUP, aż po wybór idealnych upominków, które wzmocnią markę firmy.

Prezenty świąteczne dla kontrahentów a koszty uzyskania przychodu

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, pod warunkiem że nie mają charakteru reprezentacyjnego. Koszty wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT oraz w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Wśród wyłączeń znajdują się m.in. koszty reprezentacji, w szczególności wydatki na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Oznacza to, że upominki dla kontrahentów nie powinny być okazałe ani wystawne, a ich celem nie powinno być wywołanie pozytywnego wrażenia czy budowanie prestiżu firmy.

Reklama a reprezentacja

Kluczowe znaczenie ma rozróżnienie między wydatkami na reklamę a reprezentację:

• Reklama: Działania mające na celu promowanie firmy, jej produktów lub usług wśród szerokiego grona odbiorców. Przykładem mogą być drobne upominki z logo firmy, takie jak długopisy, kalendarze czy kubki. Takie wydatki mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
• Reprezentacja: Działania mające na celu kreowanie wizerunku firmy jako prestiżowej i ekskluzywnej. Dotyczy to zazwyczaj okazałych i kosztownych prezentów, które nie są opatrzone logo firmy. Wydatki na reprezentację nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

W praktyce oznacza to, że drobne upominki świąteczne dla kontrahentów, opatrzone logo firmy i mające charakter reklamowy, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Natomiast kosztowne prezenty bez oznaczeń firmowych, mające na celu budowanie prestiżu, będą traktowane jako reprezentacja i nie mogą być uwzględnione w KUP.

Upominki dla kontrahentów a podatek VAT

Odliczenie podatku VAT od nabycia prezentów dla kontrahentów jest możliwe, jeśli mają one związek z działalnością opodatkowaną przedsiębiorcy. Jednak nieodpłatne przekazanie takich prezentów może podlegać opodatkowaniu VAT, chyba że spełniają one kryteria „prezentów o małej wartości”.

Definicja prezentów o małej wartości

Zgodnie z art. 7 ust. 4 ustawy o VAT, za prezenty o małej wartości uznaje się:

• Prezenty, których jednostkowa cena nabycia nie przekracza 20 zł netto

Wręczanie prezentów o wartości nieprzekraczającej 20 zł netto jest zwolnione z VAT, pod warunkiem, że ich przekazanie pozostaje w związku z działalnością gospodarczą. Przykładem takich upominków mogą być gadżety reklamowe, jak długopisy, notesy czy breloczki. Co ważne, przy tego typu prezentach nie trzeba prowadzić ewidencji ani znać danych obdarowanych osób.

• Prezenty o łącznej wartości nieprzekraczającej 100 zł netto w roku podatkowym dla jednej osoby

W przypadku prezentów o wartości od 20 zł do 100 zł netto, również istnieje możliwość zwolnienia z VAT, ale wymaga to spełnienia dodatkowych warunków:

• Należy prowadzić ewidencję osób, którym wręczono takie prezenty,
• Łączna wartość upominków przekazanych jednej osobie w ciągu roku nie może przekroczyć 100 zł netto.

Jeśli wartość przekazanych prezentów przekracza powyższe limity, przedsiębiorca jest zobowiązany do naliczenia i odprowadzenia VAT od przekazanych towarów.

Ewidencja Prezentów – Dlaczego Jest Ważna?

Dla prezentów o wartości przekraczającej 20 zł netto jednostkowo lub 100 zł netto łącznie w ciągu roku, konieczne jest prowadzenie ewidencji obdarowanych osób. W ewidencji należy uwzględnić:

• Dane obdarowanego (imię i nazwisko lub nazwę firmy),
• Rodzaj i wartość prezentu,
• Datę przekazania upominku.

Brak ewidencji może skutkować koniecznością naliczenia VAT i problemami przy kontroli podatkowej.

Prezenty świąteczne dla kontrahentów a limity w podatku dochodowym

Warto zauważyć, że limity określone w ustawie o VAT oraz w ustawie o podatku dochodowym różnią się od siebie. W przypadku podatku VAT graniczna wartość wynosi 100 zł netto, natomiast przy podatku dochodowym jest to 200 zł brutto. Oznacza to, że przekazanie kontrahentowi prezentu o wartości powyżej 200 zł może wiązać się z dodatkowymi obowiązkami podatkowymi.

W sytuacji otrzymania przez kontrahenta prowadzącego działalność gospodarczą prezentu o większej wartości, jest on zobowiązany do rozpoznania przychodu i opodatkowania nie nadwyżki powyżej limitu, a całej wartości otrzymanego prezentu.

W momencie, gdy prezent o wartości powyżej 200 zł przekazywany jest osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, przedsiębiorstwo powinno do końca lutego roku następnego po roku przekazania prezentów wystawić formularz PIT-11. Obdarowany musi natomiast uwzględnić ten przychód w swoim rocznym zeznaniu podatkowym.

Upominki przekazane kontrahentom w celu podjęcia czynności reklamy o wartości nieprzekraczającej 200 zł będą stanowiły u przedsiębiorcy koszty firmy.

Jakie prezenty wybrać?

• Drobne gadżety reklamowe: Długopisy, kalendarze, breloczki lub notesy opatrzone logo firmy to doskonały wybór. Takie przedmioty są traktowane jako wydatki reklamowe, co pozwala na zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów i skorzystanie z odliczenia VAT.

Przykład: Biuro rachunkowe może wręczać kontrahentom kalendarze z harmonogramem terminów podatkowych – praktyczne i promujące usługi.

• Upominki gastronomiczne: Słodycze, kawa czy herbata zapakowane w świąteczne opakowania z logo firmy. Takie produkty, o ile spełniają kryteria reklamy, mogą być zaliczane do KUP. Przykład: Biuro rachunkowe wręczające drobne zestawy pralinek z własnym brandingiem.

• Ekskluzywne kosze prezentowe: W przypadku kosztownych koszy upominkowych, należy dokładnie sprawdzić wartość prezentu i jego przeznaczenie. Jeśli mają charakter reprezentacyjny, odliczenie KUP nie będzie możliwe.
• Bilety na wydarzenia czy vouchery: Tego typu prezenty mogą być problematyczne w kontekście kosztów uzyskania przychodów i VAT, jeśli nie są związane bezpośrednio z działalnością przedsiębiorstwa.

Korzyści z planowania wydatków na prezenty

• Budowanie relacji biznesowych: Drobne upominki świąteczne są świetnym sposobem na podtrzymanie kontaktów z kontrahentami. Kluczowe jest jednak, aby były zgodne z przepisami podatkowymi.
• Optymalizacja podatkowa: Wybór odpowiednich prezentów pozwala na zmniejszenie obciążeń podatkowych, przy jednoczesnym budowaniu wizerunku firmy.
• Wzrost rozpoznawalności marki: Upominki z logo firmy, takie jak kubki, notesy czy kalendarze, pełnią funkcję reklamową, zwiększając świadomość marki wśród kontrahentów.

Rola biura rachunkowego w rozliczaniu prezentów

Biura rachunkowe mogą pomóc w prawidłowym rozliczeniu prezentów świątecznych. Dzięki specjalistycznej wiedzy księgowi zapewnią:

• Prawidłowe rozróżnienie wydatków na reklamę i reprezentację,
• Poprawne odliczenie VAT,
• Prowadzenie niezbędnej ewidencji.

Podsumowanie

Planując prezenty świąteczne dla kontrahentów, warto dokładnie przeanalizować ich charakter oraz konsekwencje podatkowe. Kluczowe jest przestrzeganie przepisów dotyczących VAT i KUP, prowadzenie odpowiedniej ewidencji oraz wybór prezentów, które będą jednocześnie korzystne wizerunkowo i podatkowo. Drobne, personalizowane upominki są najbezpieczniejszym wyborem, zarówno z punktu widzenia podatków, jak i budowania relacji biznesowych.

Przedsiębiorcy mogą skorzystać z usług biur rachunkowych, które pomogą w optymalizacji podatkowej i rozliczeniach związanych z prezentami. Współpraca z ekspertami pozwoli uniknąć błędów i skupić się na tym, co najważniejsze – budowaniu trwałych relacji z partnerami biznesowymi.

Jeśli masz pytania lub potrzebujesz pomocy skontaktuj się z naszymi ekspertami, aby uzyskać kompleksowe wsparcie w zakresie księgowości i doradztwa podatkowego!

Zapraszamy również do kontaktu i sprawdzenia naszej wizytówki Google.