Rozliczanie zwolnienia lekarskiego na przełomie roku – wynagrodzenie chorobowe a zasiłek

Rozliczanie zwolnień lekarskich na przełomie roku kalendarzowego jest jednym z obszarów, które najczęściej generują błędy w działach kadr i płac. Problem nie polega na samym e-ZLA, lecz na prawidłowym ustaleniu, jakie świadczenie przysługuje pracownikowi w danym momencie oraz czy zmiana roku kalendarzowego wpływa na limity i sposób finansowania niezdolności do pracy. Podstawowym źródłem nieporozumień jest traktowanie chorobowego jako jednego, jednolitego świadczenia. Tymczasem przepisy wyraźnie rozdzielają na wynagrodzenie chorobowe, które jest obowiązkiem pracodawcy i wynika z Kodeksu pracy oraz zasiłek chorobowy, który jest świadczeniem z ubezpieczenia społecznego i podlega ustawie zasiłkowej.

To rozróżnienie ma zasadnicze znaczenie właśnie na przełomie roku, ponieważ oba świadczenia podlegają innym limitom i innym zasadom liczenia czasu.

Wynagrodzenie chorobowe – limit zależny od roku kalendarzowego

Wynagrodzenie chorobowe przysługuje pracownikowi przez ograniczoną liczbę dni w danym roku kalendarzowym. Co do zasady jest to 33 dni, a w przypadku pracowników objętych zasadą „50+” – 14 dni. Do tego limitu wlicza się wszystkie okresy niezdolności do pracy w danym roku, niezależnie od tego, czy zwolnienia były ciągłe, czy rozdzielone przerwami.

Najważniejszą informacją z punktu widzenia przełomu roku jest fakt, że limit wynagrodzenia chorobowego liczy się odrębnie dla każdego roku kalendarzowego. Oznacza to, że z dniem 1 stycznia pracownik nabywa nową pulę dni, za które pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe.

Jeżeli więc niezdolność do pracy trwa nieprzerwanie od grudnia do stycznia, to:

• dni przypadające do 31 grudnia są rozliczane w ramach limitu starego roku,
• od 1 stycznia rozpoczyna się nowy limit 33 lub 14 dni, liczony od zera.

W praktyce kadrowej oznacza to, że nawet przy długotrwałej chorobie pracownik może otrzymywać wynagrodzenie chorobowe „na styku” dwóch lat kalendarzowych, mimo że w jednym roku limit został już wyczerpany.

W praktyce często pojawia się przekonanie, że skoro choroba „trwa”, to pracodawca nie powinien ponownie wypłacać wynagrodzenia chorobowego po Nowym Roku. Takie podejście jest błędne.

Jeżeli pracownik wyczerpał limit 33 dni lub 14 dni w danym roku, to od kolejnego dnia otrzymuje zasiłek chorobowy. Jednak z chwilą rozpoczęcia nowego roku kalendarzowego pracownik nabywa prawo do kolejnej puli 33 dni lub 14 dni wynagrodzenia chorobowego, nawet jeśli niezdolność do pracy trwa nieprzerwanie.

Takie „wahadło” pomiędzy świadczeniami jest zgodne z przepisami i powinno być prawidłowo ujęte w listach płac oraz dokumentacji ZUS.

Wiek pracownika a długość wynagrodzenia chorobowego

Zasadą ogólną jest, że pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia chorobowego finansowanego przez pracodawcę przez 33 dni niezdolności do pracy w roku kalendarzowym. Dla pracowników, którzy ukończyli 50 lat, ustawodawca przewidział krótszy okres – 14 dni w roku.

W praktyce często pojawia się uproszczenie polegające na założeniu, że limit 14 dni zaczyna obowiązywać natychmiast po ukończeniu 50. roku życia. Takie podejście jest nieprawidłowe i prowadzi do błędów w rozliczeniach.

Decydujący jest nie wiek „w trakcie roku”, lecz kolejny rok kalendarzowy

Pracownik, który kończy 50 lat w danym roku kalendarzowym, nie podlega jeszcze limitowi 14 dni w tym samym roku. Do końca roku, w którym przypadają jego 50. urodziny, obowiązuje go standardowy limit 33 dni wynagrodzenia chorobowego.

Dopiero od 1 stycznia roku następnego po roku ukończenia 50 lat limit ulega skróceniu do 14 dni. To właśnie ten moment jest kluczowy dla prawidłowych rozliczeń na przełomie roku.

W praktyce oznacza to, że:

• pracownik, który ukończył 50 lat w maju, do końca tego roku rozliczany jest według limitu 33 dni,
• od 1 stycznia kolejnego roku jego prawo do wynagrodzenia chorobowego wynosi już tylko 14 dni.

Ten mechanizm ma szczególne znaczenie przy zwolnieniach lekarskich obejmujących grudzień i styczeń.

Zasiłek chorobowy – brak „nowego otwarcia” w styczniu

Zupełnie inaczej wygląda sytuacja w przypadku zasiłku chorobowego. Tutaj obowiązuje pojęcie okresu zasiłkowego, który wynosi zasadniczo 182 dni, a w określonych przypadkach, takich jak ciąża lub gruźlica, może zostać wydłużony do 270 dni.

Kluczowe z punktu widzenia rozliczeń jest to, że okres zasiłkowy nie jest powiązany z rokiem kalendarzowym. Jego bieg nie zatrzymuje się ani nie odnawia automatycznie z dniem 1 stycznia. Jeżeli pracownik pobiera zasiłek chorobowy i jego niezdolność do pracy trwa nadal po Nowym Roku, kolejne dni nadal wliczają się do tego samego okresu zasiłkowego.

W praktyce oznacza to, że zmiana roku:

• nie powoduje przyznania nowego limitu 182 dni,
• nie przerywa biegu okresu zasiłkowego,
• nie daje podstaw do automatycznego „resetu” rozliczeń z ZUS.

To właśnie w tym miejscu pojawia się najwięcej błędów w listach płac i dokumentach przekazywanych do ZUS.

Warto podkreślić, że wiek pracownika nie ma żadnego wpływu na długość okresu zasiłkowego. Niezależnie od tego, czy pracownik ma 30, 50 czy 60 lat, okres zasiłkowy wynosi co do zasady 182 dni, a w określonych przypadkach 270 dni.

Przełom roku a jednoczesne występowanie dwóch limitów

Szczególnie problematyczne dla przedsiębiorców jest to, że na przełomie roku równolegle funkcjonują dwa różne mechanizmy liczenia czasu. Z jednej strony odnawia się limit wynagrodzenia chorobowego, a z drugiej – trwa nadal okres zasiłkowy.

Może więc wystąpić sytuacja, w której:

• od 1 stycznia pracodawca ponownie wypłaca wynagrodzenie chorobowe,
• ale jednocześnie pracownik zbliża się do wyczerpania 182 dni zasiłku chorobowego, ponieważ wcześniejsze okresy były już finansowane przez ZUS.

Dla działów kadr i płac oznacza to konieczność prowadzenia dwóch równoległych ewidencji, co bez odpowiedniej procedury bardzo łatwo prowadzi do błędnych decyzji płacowych.

Dlaczego limit 33 dni / 14 dni jest kluczowy w styczniu

Styczeń to miesiąc, w którym kumulują się błędy wynikające z automatyzmów stosowanych w ciągu roku. Programy kadrowo-płacowe często wymagają ręcznej kontroli, czy świadczenie wypłacane od 1 stycznia jest prawidłowo zakwalifikowane. Bez wiedzy o rocznym charakterze limitu 33 dni/14 dni łatwo o nieprawidłowe naliczenie zasiłku zamiast wynagrodzenia chorobowego lub odwrotnie.

Znaczenie prawidłowego ustalenia świadczenia

Błędne zakwalifikowanie świadczenia na przełomie roku skutkuje nie tylko koniecznością korekty list płac, ale również korektami dokumentów rozliczeniowych ZUS, a w skrajnych przypadkach – obowiązkiem zwrotu nienależnie wypłaconych świadczeń.

Kluczem jest współpraca z doświadczonym biurem rachunkowym. Jeśli masz pytania lub potrzebujesz pomocy skontaktuj się z naszymi ekspertami, aby uzyskać kompleksowe wsparcie w zakresie księgowości i doradztwa podatkowego!

Zapraszamy również do kontaktu i sprawdzenia naszej wizytówki Google.